Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen redegjør for hvordan Civita samler inn og bruker personopplysninger. Her finner du overordnet informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger, informasjon om dine rettigheter, og hvilke rutiner vi har for behandling av personopplysninger.

  1. Når samler Civita inn personopplysninger?
  2. Dine rettigheter
  3. Hva registreres når du bruker nettsiden vår?
  4. Hva registreres når du melder deg på vårt nyhetsbrev?
  5. Hva registreres når du melder deg på våre åpne arrangementer (Civitafrokost, Civitakveld)?
  6. Hva registreres når du søker om deltakelse på våre seminarer og kurs (Civita-akademiet, Civitaskolen, Oscarsborgseminaret, Fleslandseminaret)?
  7. Opplysninger om ansatte og jobbsøkere
  8. Opplysninger om aksjonærer og bidragsytere
  9. Informasjonssikkerhet og databehandlere i Civita

 

1. Når samler Civita inn personopplysninger?

Civita behandler personopplysninger du har gitt oss for en av disse formålene:

  • Du har brukt hjemmesiden vår
  • Du har meldt deg på nyhetsbrevet vårt
  • Du har meldt deg på et frokostmøte eller kveldsmøte som vi arrangerer
  • Du har søkt om deltakelse på et av våre kurs/seminarer
  • Du har søkt jobb hos oss eller er ansatt
  • Du er aksjonær eller bidragsyter

Vi får også i enkelte tilfeller følgende personopplysninger av andre:

  • En jobbsøker eller søker til et av våre kurs/seminarer har oppgitt deg som referanse

 

2. Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter etter personopplysningsloven ved å sende en e-post til civita@civita.no. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager.

Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi har om deg.

Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige.

Sletting av personopplysninger

I enkelte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet over Civita sin behandling av personopplysninger.

Der Civita behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke, kan du når som helst trekke tilbake samtykket uten at det påvirker lovligheten av behandling før tilbaketrekkingen.

 

3.  Hva registreres når du bruker nettsiden vår?

Vi bruker to ulike analyseverktøy, Google analytics og Mailchimp, til analyse av bruken av nettsiden vår, www.civita.no.

Formålet med disse analysene er å utarbeide statistikk til intern bruk. Eksempler på hva vi måler i disse statistikkene er hvor mange som besøker nettsiden vår hver måned, hvilke artikler og publikasjoner som leses mest, og hvilke arrangementer som skaper størst oppmerksomhet. Disse opplysningene behandles avidentifisert og i aggregrert form. Vi sporer ikke opplysningene tilbake til den enkelte bruker.

Fullstendige IP-adresser blir ikke lagret og vi er heller ikke i stand til å identifisere den registrerte. Etter artikkel 11 (2) i GDPR følger det da at bestemmelsene i artikkel 15-20 ikke får anvendelse. Dette er bestemmelsene som regulerer innsyn, retting, sletting, adgangen til å kreve begrenset behandling og retten til dataportabilitet. Civita har ikke identifisert at behandlingen medfører noen ulemper for personvernet. Den registrerte har rett til å motsette seg behandlingen av personopplysninger. Retten til å motsette seg behandlingen gjøres ved å endre innstillingene for cookies. Se hvordan du kan endre innstillingene i din nettleser på www.nettvett.no.

 

4. Hva registreres når du melder deg på nyhetsbrevet vårt?

Når du melder deg på vårt nyhetsbrev, via www.civita.no, vil de kontaktopplysningene du oppgir i forbindelse med påmeldingen bli lagret.

Når du er påmeldt vårt nyhetsbrev har vi også mulighet til å se hvilket innhold på vår nettside du oppsøker.

Behandlingsgrunnlaget for denne registreringen er personvernforordningen artikkel 6 nr.1 a), som tillater oss å behandle personopplysninger når den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål.

Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke ved å melde deg av vårt nyhetsbrev via lenke i nyhetsbrevene du mottar. Når du melder deg av nyhetsbrevet vil opplysningene vi har lagret om deg bli slettet fra våre systemer.

 

5. Hva registreres når du melder deg på våre åpne arrangementer?

Når du melder deg på våre arrangementer, for eksempel frokostmøter og kveldsmøter, via vår nettside, lagrer vi de personopplysningene du oppgir (navn, e-post, og eventuelt stilling og firma/organisasjon).

Behandlingsgrunnlaget for denne registreringen er personvernforordningen artikkel 6 nr.1 a) og b), som tillater oss å behandle personopplysninger når den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål, eller behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i.

Personopplysningene vi lagrer om deg i forbindelse med at du har meldt deg på et av våre arrangementer lagres for intern bruk. I etterkant av det aktuelle arrangementet blir disse opplysningene kun brukt til interne statistikkformål, det vil si å holde oversikt over hvor mange som har deltatt på våre arrangementer. Hvis du ønsker at opplysninger om din påmelding til våre arrangementer skal slettes, kan du ta kontakt med oss (se punkt 2 om dine rettigheter).

 

6. Hva registreres når du søker om deltakelse på våre seminarer og kurs?

Når du søker om deltakelse på våre kurs eller seminarer (Civita-akademiet, Civita-skolen, Oscarsborgseminaret og Fleslandseminaret), lagrer vi de personopplysningene du gir oss i forbindelse med søknaden.

Behandlingsgrunnlaget for denne registreringen er personvernforordningen artikkel 6 nr.1 a) og b), som tillater oss å behandle personopplysninger når den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål, eller behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i.

Når du har deltatt på et av våre kurs/seminarer, får du tilbud om å være med i vårt alumni-nettverk. Du blir da også spurt om du samtykker til at vi lagrer din CV og andre opplysninger du har gitt oss i forbindelse med søknaden om deltakelse, eller om du ønsker at vi sletter alt annet enn din kontaktinformasjon.

 

7.  Opplysninger om ansatte

Når du søker på en stilling i Civita, lagrer vi personopplysninger du gir oss i forbindelse med søknadsprosessen og som er nødvendig for at vi skal kunne vurdere din søknad.

Behandlingsgrunnlaget for denne registreringen er personvernforordningen artikkel 6 nr.1 a) og b), som tillater oss å behandle personopplysninger når den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål, eller behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i. Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h). Særlige kategorier av personopplysninger kan for eksempel være helsemessige opplysninger, fagforeningsmedlemskap eller politisk oppfatning.

Vi sletter dine personopplysninger etter at søknadsprosessen for den aktuelle stillingen er avsluttet for søkere som ikke blir ansatt. Dersom vi vil ta vare på kontaktinformasjon og CV for søkere som ikke får en stilling de har søkt på, ber vi eventuelt om samtykke til dette.

For ansatte i Civita lagrer vi personopplysninger som ble gitt i forbindelse med en eventuell søknadsprosess.

Civita behandler opplysninger om ansatte, for å administrere lønn og arbeidsforhold. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, lønnsnivå, skatteprosent og skattekommune. Andre opplysninger om ansatte er knyttet vedkommendes ansettelsesavtale, medarbeidersamtaler og annen dialog mellom ansatt og arbeidsgiver.

Opplysninger om navn, utdanning, erfaring, stilling og arbeidsområde publiseres også på våre nettsider.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i. For særlige kategorier av personopplysninger, som vil være aktuelt i forbindelse med et ansettelsesforhold (eksempelvis helseopplysninger), er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h).

 

8. Opplysninger om aksjonærer og bidragsytere

Hvis du er aksjonær eller bidragsyter til Civita, lagrer vi navn, kontaktinformasjon og andre opplysninger som fremgår av den enkelte aksjonæravtale.

Behandlingsgrunnlaget for denne registreringen er personvernforordningen artikkel 6 nr.1 b), som tillater oss å behandle personopplysninger for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i.

 

9.  Informasjonssikkerhet og databehandlere i Civita

Civita benytter en ekstern regnskapsfører til føring av regnskap og rapportering, lønnsutbetaling og årsoppgjør.

 

10. Lagringstid

Civita vil lagre dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen. Hvor lenge det er nødvendig, vil variere med formålet. Det vises til foregående punkter i dette dokumentet om de ulike behandlingsgrunnlagene. For ytterligere spørsmål om lagringstid knyttet til dine opplysninger, vennligst ta kontakt.

 

11. Kontaktinformasjon til behandlingsansvarlig

Civita er behandlingsansvarlig for personopplysningene og kan kontaktes på civita@civita.no